Un bon classement pour un meilleur rendement

En entreprise, un classement et un rangement minutieux permettent d’avoir une organisation efficace. Pour vous y aider, l’univers du classement vous propose un ensemble de produits vous permettant de gérer, trier et classer tous vos documents : des chemises facilitant le tri par thème, des classeurs et classeurs à levier pour pouvoir consulter facilement vos documents, des intercalaires pour organiser vos classeurs, des dossiers suspendus pour visualiser l’ensemble de vos dossiers ainsi que des boîtes d’archives pour stocker et conserver vos dossiers.

Gagnez du temps dans le classement de vos documents

En entreprise ou dans votre vie personnelle, un bon classement rend d’énormes services, vous évitant de partir à la chasse d’une facture, d’un dossier ou d’un devis. Mais qu’est-ce qu’un bon classement ?

Un classement est considéré comme bon lorsqu’un document peut être trouvé par n’importe quelle personne. Pour vous améliorer votre quotidien nous vous donnons les clés pour créer un classement efficace et vous faire ainsi gagner un temps précieux !

Les règles d’un bon classement

Pour que votre système de classement soit efficace et que n’importe qui dans votre entreprise soit capable de retrouver l’un de vos documents en votre absence il existe quelques règles simples à respecter :

• Chaque document doit être identifiable rapidement afin de pouvoir être retrouvé facilement par n’importe quelle personne de l’entreprise.
• Mis à jour. Les documents doivent être classé directement pour ne pas avoir de pile « en attente de classement », de cette manière aucun document ne sera égaré et les dossiers seront consultables à tout moment.
• Pour identifier rapidement le contenu d’un document, il est d’usage de lui donner un nom clair et compréhensible, voir un petit descriptif de son contenu.
• Epuré. Doubles, brouillons ou version antérieure du document doivent être retirés de votre classement. Ces documents sont superflus et diminuent la lisibilité de votre dossier, ils doivent donc être archivés.
• C’est le principe même du classement, il doit être rigoureux et permettre de repérer facilement un document. Si celui-ci est emprunté pour consultation, utilisez une feuille ou une note pour mentionner la place du document ainsi que la date et le nom de l’emprunteur.

Choisir son type de classement

Une fois que vos dossiers sont à jour, épuré des doublons et disposant de noms clairs et lisibles, il est maintenant nécessaire de définir la méthode de classement que vous souhaitez utiliser. Il existe trois grands types de classement :

• La méthode alphabétique, efficace pour les dossiers homogènes, c’est-à-dire les documents dont le contenu est similaire comme par exemple les factures fournisseurs.
• La méthode chronologique ou numérique, efficace pour classer de grandes quantités, on range ici les dossiers dans l’ordre de leur création, le document le plus récent devant toujours être placé sur le dessus.
• La méthode par thématique, efficace pour les dossiers hétérogènes, il s’agit ici de regrouper vos dossiers par rubriques comme par exemple : impôts, clients, banque, factures, fournisseurs, etc.

Ces méthodes peuvent également être combinées pour que vous puissiez organiser vos documents pour retrouver plus facilement les informations. Par exemple, il est totalement possible d’avoir un classeur factures fournisseurs, dans lequel se trouve la facture la plus récente de votre fournisseur d’électricité ou encore dans un classeur banque, des intercalaires chronologiques allant de décembre à janvier regroupant vos relevés de compte et des avis de virement.

Supprimer pour bien classer

Un des facteurs principaux du mauvais classement est le stockage de documents inutiles et occasionne une perte de temps significative dans vos recherches en augmentant de manière conséquente la taille de vos dossiers. En effet, il est très fréquent de préférer garder tous les documents au cas où plutôt que d’en jeter.

Nous vous conseillons donc, dès la réception d’un document d’indiquer quel est sa date de validité à côté de sa date de réception. De cette manière, lorsque vous traiterez et rechercherez des documents dans vos dossiers, vous serez capable de jeter les papiers inutiles et ainsi trouver votre graal plus rapidement.