เครื่องทำลายเอกสาร

เครื่องทำลายเอกสาร 

เครื่องทําลายเอกสาร หรือ เครื่องย่อยเอกสาร จัดเป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งที่ไว้ใช้สำหรับการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว หรือเอกสารสำคัญที่มีการระบุข้อมูลส่วนบุคคลต่างๆ เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนาหนังสือเดินทาง สัญญาการซื้อขาย ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ต่างๆ แม่แบบสินค้าใหม่ ข้อมูลเงินเดือน รายงานทางการเงิน เอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับธนาคาร บันทึกข้อตกลงของลูกค้า เป็นต้น เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่บริษัทไม่สามารถทิ้งไปแบบทั้งแผ่นได้ทันที แต่ต้องมีการทำลายให้เรียบร้อยเสียก่อน เพื่อป้องกันการเผยแพร่ของข้อมูล โดยอาศัยเครื่องทําลายเอกสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว และทำลายแบบละเอียดได้ตามระดับที่ต้องการ

และเนื่องด้วยในปัจจุบันมีการกำหนด พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 หรือ PDPA ซึ่งย่อมาจาก Personal Data Protection Act B.E. 2562 (2019) ซึ่งเป็น พ.ร.บ.หรือกฏหมายว่าด้วยเรื่องการให้สิทธิ์กับเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล สร้างมาตรฐานการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย และนำไปใช้ให้ถูกวัตถุประสงค์ตามคำยินยอมที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลอนุญาต หรือ อธิบายง่ายๆคือ พ.ร.บ.นี้ กำหนดขึ้นมาเพื่อคุ้มครองเจ้าของข้อมูลจากการละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัวต่างๆ ที่มาพร้อมบทลงโทษสำหรับผู้ฝ่าฝืนไม่ปฏิบัติตาม ทำให้ภาคธุรกิจไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก องค์กรขนาดกลาง หรือองค์กรขนาดใหญ่ก็จำเป็นต้องปฏิบัติตามที่กฎหมายระบุไว้อย่างเคร่งครัด ทั้งต่อข้อมูลและชื่อเสียงของทางบริษัทเองรวมไปถึงข้อมูลของลูกค้าและพนักงานด้วยเช่นกัน

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล (Data Subject) คือ ตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลนั้น ซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาเท่านั้น และไม่รวมถึงนิติบุคคล (Juristic Person) ที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย เช่น บริษัท สมาคม มูลนิธิ หรือองค์กรอื่นใด

ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) คือ บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งมีอำนาจหน้าที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor) คือ บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งดำเนินการเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งหรือในนามของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ทั้งนี้บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งดำเนินการดังกล่าว ต้องไม่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล

ตัวอย่างข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data)

• ชื่อ นามสกุล ชื่อเล่น
• เลขประจำตัวประชาชน เลขหนังสือเดินทาง
• เลขบัตรประกันสังคม เลขใบอนุญาตขับขี่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขบัญชีธนาคาร เลขบัตรเครดิต (การเก็บเป็นภาพสำเนาบัตรประชาชนหรือสำเนาบัตรอื่นๆ ที่มีข้อมูลส่วนบุคคล)
• ที่อยู่ อีเมล โทรศัพท์
• ข้อมูลอุปกรณ์หรือเครื่องมือ เช่น IP Address, MAC Address, Cookie ID
• ข้อมูลทางชีวมิติ (Bio-metric) ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพใบหน้า ลายนิ้วมือ ฟิล์มเอ็กซ์เรย์ ข้อมูลสแกนม่านตา ข้อมูลอัตลักษณ์เสียง ข้อมูลพันธุกรรม
• ข้อมูลระบุทรัพย์สินของบุคคล เช่น ทะเบียนรถ โฉนดที่ดิน
• ข้อมูลที่สามารถเชื่อมโยงไปยังข้อมูลข้างต้นได้ เช่น วันเกิด

สถานที่เกิด เชื้อชาติ สัญชาติ น้ำหนัก ส่วนสูง ข้อมูลตำแหน่งที่อยู่

• ข้อมูลการแพทย์ ข้อมูลการศึกษา ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลการจ้างงาน
• ข้อมูลหมายเลขอ้างอิงที่เก็บไว้ในไมโครฟิล์ม
• ข้อมูลการประเมินผลการทำงานหรือความเห็นของนายจ้างต่อการทำงานของลูกจ้าง
• ข้อมูลบันทึกต่างๆ ที่ใช้ติดตามตรวจสอบกิจกรรมต่างๆ ของบุคคล เช่น Log Files
• ข้อมูลที่ใช้ค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลอื่นในอินเทอร์เน็ต

ตัวอย่างข้อมูลละเอียดอ่อน (Sensitive Data)

• เชื้อชาติ ชาติพันธุ์
• ความคิดเห็นทางการเมือง
• ความเชื่อทางศาสนา หรือปรัชญา
• พฤติกรรมทางเพศ
• ประวัติอาชญากรรม
• ข้อมูลด้านสุขภาพ ความพิการ
• ข้อมูลสหภาพแรงงาน
• ข้อมูลพันธุกรรม ข้อมูลชีวภาพ ข้อมูลสุขภาพ (เช่น ใบรับรองแพทย์)
• ข้อมูลอื่นใดที่กระทบต่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลในทำนองเดียวกัน

ข้อมูลแบบไหนที่ไม่ใช่ข้อมูลส่วนบุคคล

• เลขทะเบียนบริษัท
• ข้อมูลสำหรับการติดต่อทางธุรกิจที่ไม่ได้ระบุถึงตัวบุคคล เช่น หมายเลขโทรศัพท์ แฟกซ์ที่ทำงาน ที่อยู่สำนักงาน อีเมลที่ใช้ทำงาน อีเมลบริษัท เช่น orders@lyreco.com
• ข้อมูลนิรนาม ข้อมูลแฝง ข้อมูลที่ถูกทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้อีกโดยวิธีทางเทคนิค
• ข้อมูลผู้ตาย
• ข้อมูลนิติบุคคล

ดังนั้นการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลละเอียดอ่อนจึงถือเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เครื่องทำลายเอกสารจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญกับการทำลายเอกสารเหล่านี้ แม้ว่าเครื่องทำลายเอกสารจะมีผลลัพธ์ในการทำลายข้อมูลในเอกสารเหมือนกัน แต่การเลือกซื้อเครื่องทำลายเอกสารนั้นไม่ได้เลือกเพียงแค่ความทนทานหรือความน่าเชื่อถือของแบรนด์เท่านั้น แต่ต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆด้วย เช่น ระดับความปลอดภัยของข้อมูล ปริมาณเอกสาร และความถี่ในการใช้งานด้วย โดยหลักๆจะเปิดเป็น 2 ประเภทดังนี้

 ประเภทเครื่องทำลายเอกสาร

1. เครื่องทำลายเอกสารแบบมือหมุน

เครื่องทำลายประเภทนี้เหมาะสำหรับการใช้งานในออฟฟิศขนาดเล็กหรือการใช้งานส่วนตัวแบบวางข้างโต๊ะ เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้สามารถทำลายเอกสารได้ครั้งละไม่มาก สามารถทำลายได้เฉพาะกระดาษ ไม่สามารถทำลายแผ่นซีดีและบัตรเครดิตได้ ความปลอดภัยของข้อมูลต่ำและใช้เวลานานในการทำลายเอกสารเมื่อเทียบกับเครื่องแบบไฟฟ้าจึงไม่ค่อยเป็นที่นิยมในกลุ่มธุรกิจ (Lyreco ไม่ได้จำหน่าย)

2. เครื่องทำลายเอกสารแบบไฟฟ้า

เครื่องทำลายประเภทนี้เหมาะสำหรับการใช้งานในออฟฟิศตั้งแต่ขนาดเล็กไปถึงออฟฟิตขนาดใหญ่ เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้สามารถทำลายเอกสารได้หลายแผ่นต่อครั้ง สามารถทำลายกระดาษได้ต่อเนื่องเป็นเวลานาน สามารถทำลายเอกสารได้หลายขนาด แต่โดยมากจะเป็นกระดาษขนาด A4 นอกจากนี้เครื่องทำลายเอกสารแบบไฟฟ้าส่วนใหญ่ไม่เพียงแต่ใช้ย่อยทำลายเอกสารประเภทกระดาษเท่านั้น แต่ยังสามารถทำลายแผ่นซีดีหรือบัตรเครดิตได้อีกด้วย โดยเครื่องทำลายเอกสารแบบไฟฟ้า ยังสามารถแยกออกได้ตามระบบการฟีดกระดาษ แบบแมนนวล และแบบอัตโนมัติ

• เครื่องทำลายเอกสารระบบฟีดกระดาษแบบแมนนวล (Manual feed paper shredder) ทำลายเอกสารตามที่ต้องการ โดยการป้อนเอกสารเข้าไปเองตามจำนวนที่เครื่องสามารถทำลายได้ในแต่ละครั้ง ไม่สามารถวางเอกสารทั้งหมดลงไปได้ในครั้งเดียว
• เครื่องทำลายเอกสารระบบฟีดกระดาษแบบอัตโนมัติ (Auto feed shredder) ทำลายเอกสารโดยการดึงกระดาษเข้าไปทำลายเองอัตโนมัติ เพียงวางเอกสารถที่ต้องการทำลายลงในช่องที่กำหนด ไม่ต้องคอยป้อนเอกสาร สะดวกสบาย เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดเวลาในการทำงาน สามารถวางเอกสารทิ้งไว้ในเครื่องแล้วไปทำอย่างอื่นได้

รูปแบบการตัด ระดับความปลอดภัยที่ต้องการ

1. ตัดตรง (Strip-cut) เป็นการทำลายเอกสารโดยการตัดเอกสารแบบตัดตรง สามารถตัดกระดาษขนาด A4 เป็นเส้น ประมาณ 34 ชิ้น

ระดับความปลอดภัย : DIN P-1 และ P-2

2. ตัดย่อย (Cross-cut) เป็นการทำลายเอกสารโดยการตัดเอกสารแบบตัดย่อย ตัดกระดาษขนาด A4 เป็นชิ้น ประมาณ 200 ชิ้น

ระดับความปลอดภัย : DIN P-3 และ P-4

3. ตัดป่นละเอียด (Micro-cut) เป็นการทำลายเอกสารโดยการตัดเอกสารแบบตัดป่นละเอียด ตัดกระดาษขนาด A4 เป็นชิ้้นเล็กๆ ประมาณ 2,500 ชิ้้น

ระดับความปลอดภัย : DIN P-5 และ P-6

*มาตรฐาน DIN 66399 ของประเทศเยอรมนี ซึ่งบ่งบอกถึงวิธีที่ข้อมูลต้องถูกทำลาย มาตรฐานนี้ทำให้ผู้บริโภคทั่วโลกสามารถทำลายข้อมูลได้ด้วยมาตรฐานขั้นสูง

การเลือกเครื่องทำลายเอกสาร

1. ใช้เครื่องทำลายเอกสารที่ไหน?

• ใช้ส่วนตัว วางข้างโต๊ะ ใช้งาน 1 คน
• กลุ่มทำงาน ใช้งาน 1-3 คน
• ออฟฟิตขนาดกลาง ใช้งาน 1-5 คน
• ออฟฟิตขนาดกลาง - ขนาดใหญ่ ใช้งาน 5-10 คน

จำนวนผู้ใช้งานหรือจำนวนเอกสารที่ต้องการทำลาย มีผลต่อการพิจารณาถึงความสามารถสามารถในการรองรับจำนวนแผ่นกระดาษที่เครื่องสามารถทำลายได้สูงสุดกี่ใบ ความเร็วในการทำลายเอกสาร รวมไปถึงขนาดถังบรรจุ เมื่อเวลาทำลายเอกสารแล้ว เพียงพอต่อการใช้งานหรือไม่ เช่น โดยทั่วไปจะมีขนาดถังเริ่มต้นที่ 12-14 ลิตร เหมาะกับปริมาณเอกสารน้อย หรือจะเป็นถังบรรจุใหญ่ ๆ ขนาด 26 ลิตร สำหรับปริมาณเอกสารที่ทำลายมาก ซึ่งก็ควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับการใช้งาน

2. ระดับความปลอดภัยที่ต้องการ?

• ตัดตรง (Strip-cut) ระดับความปลอดภัย : DIN P-1 และ P-2
• ตัดย่อย (Cross-cut) ระดับความปลอดภัย : DIN P-3 และ P-4
• ตัดป่นละเอียด (Micro-cut) ระดับความปลอดภัย : DIN P-5 และ P-6

3. ฟีเจอร์เพิ่มเติมอื่นๆ

• ระบบป้องกันกระดาษติด หรือ ระบบเตือนหรือตัดไฟอัตโนมัติ

หากเอกสารติดเครื่อง ระบบจะหยุดทำงานและถอยหลังอัตโนมัติ

• ระบบความปลอดภัย เครื่องจะหยุดทำงานโดยอัตโนมัติ

เมื่อมือสัมผัสกับช่องใส่กระดาษ เพื่อป้องกันการเกิดอันตรายจากใบมีดในเครื่อง

• ระบบประหยัดพลังงาน

เพื่อลดอัตตราการกินไฟและปิดเครื่องอัตโนมัติหากไม่มีการใช้งาน

• ระดับเสียง ในขณะเครื่องทำงาน ระดับเสียงในการทำงานของเครื่องทำลายเอกสารไม่ควรดังเกินไป เพราะอาจทำให้รบกวนการทำงานของเพื่อนร่วมงาน บางรุ่นมีเทคโนโลยีที่ช่วยลดเสียงดังขณะเครื่องทำงาน
• วัสดุใดบ้างนอกเหนือจากกระดาษที่เครื่องสามารถทำลายได้ เช่น บัตรเครดิต ลวดเย็บกระดาษ คลิปหนีบกระดาษ หรือแผ่นซีดี เป็นต้น
• ระบบแจ้งเตือนแสดงไฟสถานะ เมื่อถังบรรจุกระดาษเต็ม