Conditions de participation au « Service d’envoi des factures par email au format .pdf »

Ces conditions réglementent la participation des clients (ci-après « Destinataires ») de la société Lyreco Switzerland AG (ci-après « Lyreco ») à l'envoi par e-mail des factures au format ..pdf (ci-après « Facture .pdf »).

En effectuant son inscription pour la réception des factures envoyées par e-mail au format .pdf dans le magasin en ligne, le client accepte les présentes conditions de participation.

1. Service

Lyreco met à la disposition du destinataire les factures au format .pdf sous forme de pièces jointes à un message électronique et s'assure que les factures soient transmises avec une signature électronique.

2. Infrastructure requise

Le destinataire est seul responsable de la préparation de l'infrastructure nécessaire à la réception des factures .pdf. Le destinataire s'engage à prendre les mesures de sécurité appropriées sur son infrastructure (par ex. sécurisation des données, droits d'accès, etc.).

En cas d'erreurs au niveau des données de contact transmises pour un destinataire, le bénéficiaire du service ne se voit pas affranchi de son obligation de paiement.

3. Transmission des données et identification

Les données de connexion sont transmises via l'adresse e-mail indiquée par le destinataire au moment de l'inscription.

Quiconque utilise ces identifiants pour se connecter de façon manuelle ou automatisée, est considéré par Lyreco comme légitime.

Lyreco vérifie uniquement ces données de connexion, une vérification supplémentaire de la légitimité n'a pas lieu. Les informations existantes sur les inscriptions au registre du commerce, les relations juridiques ou les réglementations en matière de procuration ne sont par conséquent pas vérifiées. Les identifiants doivent être gardés secrets et doivent être protégés contre toute utilisation par des personnes non autorisées.

Le destinataire est le seul responsable du respect des réglementations de confidentialité et en informe également les tiers concernés (auxiliaires, employés, etc.).

4. Données de facture

Le destinataire seul est responsable de la conservation des factures conformément aux dispositions légales (notamment l'art. 962 et ss. CO, la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA), l'ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables (Olico) et l'ordonnance du département fédéral des finances sur les données et les informations électroniques (OelDI)). Il prend acte que les données de facturation, en particulier les détails de facture, sont archivés en principe, par Lyreco, dans un coffre-fort électronique. Dans ce cas, Lyreco les garde pendant 10 ans et les met à disposition via le coffre-fort Lyreco.

Le coffre-fort Lyreco est accessible au destinataire 7 jours/7 et 24h/24.

5. Sécurité des données

Lyreco s'engage à prendre toutes les mesures raisonnables d'un point de vue économique, et possibles d'un point de vue technique et organisationnel pour que les données concernées soient protégées efficacement contre tout accès non autorisé.

6. Protection des données et secret professionnel

La société Lyreco s'engage à respecter les dispositions de la loi relative à la protection des données. Celle-ci protège les données du client par des actions appropriées et les traite de manière strictement confidentielle. Les données qu'elle a reçues dans le cadre de la prestation sont utilisées exclusivement pour la mise en œuvre du contrat.

7. Signature numérique

Lyreco confirme que la signature numérique apposée correspond aux exigences juridiques en matière de signature des factures électroniques (loi fédérale sur la signature électronique (SCSE).

8. Vérification de la signature par le destinataire

La signature numérique doit légalement être vérifiée par le destinataire et enregistrée dans un protocole, de manière systématique, par le biais d'un traitement automatique. Si le traitement n'est pas automatisé, il suffit que la vérification de la signature numérique soit effectuée dans le périmètre nécessaire (échantillonnage) (Art. 3 (OelDI)).

9. Prix et conditions

Le service d'envoi par e-mail des factures au format .pdf est gratuit pour le destinataire.

10. Responsabilité

La préparation de l'infrastructure permettant d'accéder au service « Envoi de factures au format .pdf » par Lyreco relève de la responsabilité du destinataire. La responsabilité de Lyreco pour des dommages, survenant à l'encontre du destinataire en raison d'erreurs de transmission, de défaillances techniques, de pannes, d'accès non autorisés aux équipements de télécommunication, de surcharge du réseau, de blocage intentionnel des accès électroniques par des tiers, d'interruptions ou d'autres insuffisances, est exclue.

Si toute la diligence requise a été déployée, Lyreco n'est pas responsable des conséquences de pannes ou d'interruptions, ni des dommages résultant du non-respect des obligations contractuelles, et exclut toute responsabilité pour des dommages consécutifs ou indirects, tels que des dépenses supplémentaires ou des plaintes provenant de tiers.

En cas de risques pour la sécurité, Lyreco se réserve le droit d'interrompre le service. Lyreco décline toute responsabilité pour les dommages susceptibles d'être survenus en raison d'une interruption.

Le destinataire est seul responsable de la vérification cohérente de la signature numérique. Si la vérification n'est pas effectuée par le destinataire ou si elle n'est pas réalisée correctement, Lyreco décline toute responsabilité pour les dommages en résultant. Par ailleurs, Lyreco décline toute responsabilité pour des dommages résultant du non-respect des obligations contractuelles du destinataire ou des tiers auxquels il aura fait appel.

Au demeurant, Lyreco est responsable conformément aux Conditions Générales de Vente de Lyreco Switzerland AG.

11. Dispositions pour Lyreco

Lyreco s'engage à respecter les exigences en matière de taxe sur la valeur ajoutée, notamment les réglementations de la loi suisse sur la T.V.A. (LTVA), ses dispositions d'exécution de l'ordonnance régissant la T.V.A. (OTVA) et l'ordonnance sur les données et les informations électroniques permettant la mise en œuvre du commerce électronique (OelDI), ainsi que l'obligation de conservation imposée dans l'ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables (Olico, art. 957 OC).

12. Modification et complément du service

Lyreco peut modifier à tout moment les présentes conditions de participation en cas de changements apportés aux normes, procédures applicables, etc. Le destinataire sera informé en temps utile et de manière appropriée, de toute modification et de ses répercussions.

13. Résiliation

Si le destinataire de la facture souhaite une facture au format papier, il peut le signaler à tout moment via le Service clients de Lyreco Switzerland AG (0800 484 484) ou par e-mail à l'adresse commandes.ch@lyreco.com.