แฟ้มและอุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร

เอกสารถือมีความสำคัญเป็นอย่างมากในธุรกิจ สำหรับใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบหรือค้นหาในอนาคต หากการจัดเก็บไม่ดี ก็จะเสี่ยงต่อการชำรุดเสียหาย ดังนั้นในออฟฟิศควรมีการเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่และเป็นระเบียบ สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้ “แฟ้ม”เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดที่จะช่วยรวบรวมเอกสารต่าง ๆ ไว้อย่างเป็นระบบในที่เดียวกัน แฟ้มมีหลากหลายประเภทให้เลือกตามความเหมาะสมกับการใช้งาน ตัวอย่างแฟ้มที่นิยมใช้กันในออฟฟิศ มีดังนี้

แฟ้มห่วง – สามารถเก็บเอกสารได้เป็นจำนวนมากในแฟ้มเดียว โดยเจาะรูที่เอกสารแล้วใส่ลงห่วงด้านในแฟ้มหรือใช้คู่กับซองพลาสติกแบบรีฟิลล์ เหมาะกับการใช้ในงานสัมมนา ทำคู่มือ หรือ Portfolio ซึ่งแฟ้มห่วงจะสามารถช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บได้เป็นอย่างดี หากใช้คู่กับอินเด็กซ์ก็จะยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บให้ดียิ่งขึ้น
แฟ้มแขวน – มีก้านพลาสติกหรือโลหะสำหรับแขวน ใช้งานคู่กับแท่นแขวนที่สามารถเคลื่อนย้ายได้และเหมาะกับการจัดเก็บในลิ้นชักโต๊ะ ลิ้นชักเก็บเอกสาร หรือตู้เก็บเอกสาร ปกหน้าแฟ้มบางรุ่นออกแบบตารางสำเร็จรูปมาให้สำหรับเขียนหัวข้อ หรือบางยี่ห้อมีป้ายอินเด็กซ์ในตัว สะดวกต่อการแยกหมวดหมู่
แฟ้มสันกว้าง – ขนาดของสันแฟ้มที่นิยมใช้กันคือประมาณ 2-3 นิ้ว ซึ่งสามารถเก็บเอกสารได้มากถึง 500 แผ่น ควรเลือกแบบที่มี Arch lock จะช่วยป้องกันไม่ให้ปกแฟ้มเปิดอ้าออก
แฟ้มกระเป๋าหรือ แฟ้มหีบเพลง – ลักษณะเหมือนกระเป๋า มีฝาเปิดปิดและที่ล็อกช่วยกันน้ำ บางยี่ห้อมีหูหิ้ว พกพาสะดวก เหมาะกับการใช้งานนอกสถานที่ สำหรับแฟ้มหีบเพลง สันแฟ้มสามารถกางออกได้เหมือนหีบเพลง เก็บเอกสารได้มาก มีช่องใส่เอกสารเยอะและเป็นอินเด็กซ์ในตัว

เอกสารเยอะแค่ไหนก็ไม่หวั่นหากมีไอเทมชิ้นนี้ ยังมีแฟ้มอีกหลากหลายประเภทให้คุณเลือก ถ้าไม่อยากให้เอกสารกระจัดกระจายต้องมีอุปกรณ์ชิ้นนี้ติดไว้ที่สำนักงานของคุณ ช้อปเลย!